MIRAGE HOTEL

Условия проведения конференций и банкетов

• Бронирование
• Цены
• Количество участников
• Отмена
• Предоплата
• Время проведения мероприятия
• Установка оборудования
• Проведение мероприятия
• Продукты и напитки
• Реклама

Бронирование

Бронирование залов для проведения конференций в Казани осуществляется на основании заявки, которая предварительно направляется Клиентом Отелю в целях согласования регламента и спецификации мероприятия.
Заявка должна содержать следующие сведения:
- вид мероприятия;
- дата и количество дней мероприятия;
- количество часов в день;
- количество участников мероприятия;
- вид зала;
- рассадка участников, план расстановки столов - питание (кофе-брейк, обед, ужин, напитки, фуршеты и т.п.)
- время начала и окончания ресторанного обслуживания
- потребность в обслуживающем персонале;
- требования к аппаратуре, предоставляемой Отелем;
- аппаратура, доставляемая Клиентом;
- необходимая мебель;
- оформление зала для конференции или банкета (фитодизайн, свет, декорации и т.п.);
- предоставление номеров для проживания участников мероприятия;
- форма оплаты;
- иные условия (регистрация гостей, информационная поддержка, культурная программа и т.п.).
По результатам согласования заявки Отель и Клиент подписывают договор и детальную спецификацию, в которой будут отражены вид и объем предоставляемых услуг, а также их цена. В случае необходимости изменения параметров Заявки, Клиент сообщает Отелю об изменениях в письменном виде в свободной форме.

Цены

Тарифы на аренду залов для конференций в Казани и оборудование, а также цены на продукты и напитки будут оставаться в силе в течение трехмесячного периода после подписания контракта. Впоследствии цены могут изменяться, и Отель должен извещать об этом Клиента в письменном виде. В случае изменения ставки НДС, все цены должны быть отрегулированы соответствующим образом. Сумма услуг по договору и ассортимент согласно спецификациям к договору не подлежат изменению в меньшую сторону в день проведения мероприятия. Если в ходе проведения мероприятия выявится необходимость оказания услуг, не предусмотренных спецификацией, то заказ таких услуг производится в соответствии с режимом работы Отеля, баров и ресторанов Отеля с учетом ассортимента. Оплата таких услуг осуществляется Клиентом либо по безналичному расчету в соответствии с дополнительно выставленным счетом, либо наличными в кассу соответствующей точки продаж, либо путем использования банковских карт в день проведения в Казани конференции, банкета или иного мероприятия.

Количество участников

Клиент должен предоставить Отелю письменное подтверждение количества участников за 2 недели до мероприятия. Гарантированное количество должно быть подтверждено за 2 рабочих дня до начала конференции или банкета, и начиная с этого момента сумма услуг по договору и ассортимент согласно спецификациям к договору не подлежат изменению в меньшую сторону.

Отмена

Если отмена производится Клиентом в пределах до 7 и/или менее рабочих дней до запланированного мероприятия (конференции, банкета и т.д.), Клиент обязуется оплатить Отелю неустойку в размере 30% от суммы услуг по аренде зала и оборудования и 50% от суммы услуг по питанию участников мероприятия.

Предоплата

Клиент должен произвести предоплату в следующие сроки:За 30 дней до мероприятия – от 30% до 50% от общей суммы заказа;Остаток суммы выплачивается за 7 дней до даты проведения мероприятия.Окончательный счет по проведенному мероприятию (банкету, конференции или презентации) подлежит оплате в период до 10 дней с даты выставления счета.

Время проведения мероприятия

Клиент должен начать мероприятие непосредственно во время, согласованное с Отелем, и должен обеспечить освобождение помещений лицами, участвующими в мероприятии, во время согласованное с Отелем. При превышении временного лимита Отелем будет предъявлен счет за дополнительную аренду.

Установка оборудования

Клиент не имеет права без предварительного письменного разрешения Отеля устанавливать или оставлять любое механическое, электрическое или другое оборудование в Отеле. Клиент должен обеспечить соответствие такого установленного в Отеле оборудования источникам энергии и требованиям, а так же правилам пожарной безопасности и его работу соответствующим образом. Отель не разрешает установки какой-либо арматуры на стенах и потолках без разрешения Отеля. Отель не несет ответственности за какое-либо утерянное, похищенное или поврежденное оборудование, оставленное в помещениях. Полная стоимость ремонта и замены имущества Отеля в результате повреждения или поломки, вызванной непосредственно Клиентом или субподрядчиком, работающим от имени Клиента, должна быть возмещена Клиентом.

Проведение мероприятия

Клиент должен обеспечить проведение мероприятия в Казани (конференции или банкета) организованным, безопасным и приемлемым для Отеля образом. Отель оставляет за собой право исключить или отстранить от участия в мероприятии любых лиц, чье поведение или внешний вид рассматриваются неприемлемыми. Если во время мероприятия выявится порча имущества Отеля, и будет установлено, что это произошло по вине Клиента или субподрядчика, работающего от имени Клиента, то в этом случае в присутствии ответственного лица от лица Отеля и Клиента составляется Акт о порче имущества, на основании которого Клиент обязан возместить Отелю стоимость поврежденного оборудования согласно Прейскуранту Отеля.

Продукты и напитки

Не разрешается приносить или употреблять в Отеле продукты или напитки любого рода без предварительного письменного согласия Отеля. Любое такое согласие ведет за собой дополнительную оплату.

Реклама

Клиент обязан согласовать с Отелем свою рекламу, в которой упоминается Отель «Мираж», в том числе в связи с проведением мероприятия. Отель вправе требовать прекращения рекламы и возмещения убытков в случае распространения такой рекламы без его согласия.